Herausforderungen und Lösungen
Herausforderungen einer Mitarbeiterbefragung
Die Durchführung einer Mitarbeiterbefragung bietet Unternehmen wertvolle Einblicke in die Zufriedenheit, Motivation und Bedürfnisse ihrer Belegschaft.
Doch eine solche Befragung birgt auch Herausforderungen: Angefangen bei der richtigen Formulierung der Fragen, über den Schutz der Anonymität, bis hin zur detaillierten Auswertung der Ergebnisse. Ohne die richtigen Werkzeuge und Methoden besteht die Gefahr, ungenaue oder gar verzerrte Daten zu erhalten, was letztlich den Erfolg der Mitarbeiterbefragung gefährden kann.
Ein professioneller Dienstleister bietet hier entscheidende Vorteile. Von der Entwicklung maßgeschneiderter Fragebögen bis zur umfassenden Analyse und Auswertung der Ergebnisse – alles wird auf die individuellen Bedürfnisse Ihres Unternehmens abgestimmt. Dadurch erhalten Sie nicht nur präzise Ergebnisse, sondern auch konkrete Handlungsempfehlungen, um das Engagement Ihrer Mitarbeiter zu steigern und die Unternehmenskultur nachhaltig zu verbessern.
Sie wollen die Zufriedenheit und Produktivität Ihrer Mitarbeiter besser verstehen und gezielte Verbesserungen vornehmen? Dann lassen Sie uns darüber sprechen, wie wir Ihre nächste Mitarbeiterbefragung gemeinsam erfolgreich gestalten können.
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Herausforderung einer Mitarbeiterbefragung
Themenauswahl und Fragebogengestaltung
Die Auswahl der richtigen Themen und Fragen für die Befragung ist entscheidend, da sie den gesamten Fragebogen und die daraus resultierenden Ergebnisse bestimmt. Die Themen orientieren sich i.d.R. an den für die Mitarbeiterbefragung gesetzten Ziele. In einigen Fällen spielen – sofern vorhanden – auch die Abfrage und Integration des Unternehmensleitbilds eine Rolle. Es ist eine Herausforderung, die Themen und Fragen so zu wählen, dass alle relevanten Aspekte abgedeckt werden, ohne die Teilnehmer zu überfordern. Gleichzeitig müssen Themen identifiziert werden, die für das Unternehmen von strategischer Bedeutung sind und einen echten Mehrwert liefern.
Die Formulierung präziser, relevanter und unvoreingenommener Fragen, die aussagekräftige Ergebnisse liefern, ist komplex und erfordert fundiertes Wissen über die Psychologie, das Unternehmen, die Mitarbeiterbedürfnisse und -perspektiven.
Lösung:
Handelt es sich um eine reine Zufriedenheitsbefragung oder die Erfüllung gesetzlicher Anforderungen zur Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastung am Arbeitsplatz, genügt i.d.R. der Cubia Standardfragebogen, welcher eine breite Fläche an Themen abdeckt. Sollen jedoch spezifische Details des eigenen Unternehmens und der Belegschaft berücksichtigt werden, empfehlen wir allzeit die Unterstützung und kundenspezifische Neuentwicklung mit unseren erfahrenen Experten. Wir unterstützen Sie bei der Auswahl der relevantesten Themen und Fragen für Ihre Mitarbeiterbefragung. Unsere Wissenschaftspartner sind nicht nur universitäre Theoretiker und Forscher, sondern echte Praktiker mit der Erfahrung aus etlichen Befragungen in verschiedensten Branchen über viele Jahre. Dies gewährleistet, dass die Befragung einen echten Mehrwert für Sie liefert, der zu konkreten Verbesserungen in Ihrer Organisation führen kann. Vertrauen Sie auf unsere Expertise in der Entwicklung eines Fragebogens für Ihre Mitarbeiterbefragung in einem gemeinsamen Workshop, welcher genau auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens zugeschnitten ist.
Herausforderung einer Mitarbeiterbefragung
Organisationsstrukturen
Die unklare Zuordnung von Mitarbeitern zu Abteilungen oder Teams sowie veraltete oder unvollständige Personaldaten können zu erheblichen Problemen bei der Planung und Durchführung einer Mitarbeiterbefragung führen. Dies kann die präzise Analyse von Ergebnissen auf Ebene spezifischer Abteilungen oder Teams erschweren und die Validität der Befragungsergebnisse beeinträchtigen.
Lösung:
Nur wer die genauen Baupläne für seine Organisation und sein Personal zur Hand hat, kann auch nachhaltig an den richtigen Stellen etwas verändern. Wir unterstützen Sie – wenn möglich – bei der Bereinigung Ihrer Organisationsstrukturen, um eine klare und konsistente Zuordnung zu den richtigen organisatorischen Einheiten und Gruppen sicherzustellen. Durch eine Vorabprüfung, gegenseitigen Prüfschleifen und gegebenenfalls eine Umstrukturierung der Datengrundlage stellen wir sicher, dass die Befragungsergebnisse präzise und aussagekräftig sind, was Ihnen in der Phase der Berichtslegung und Maßnahmenableitung ermöglicht, gezielte und wirkungsvolle Maßnahmen auf Abteilungs- oder Teamebene abzuleiten.
Herausforderung einer Mitarbeiterbefragung
Teilnahmebereitschaft
Eine der größten Hürden ist die Sicherstellung einer hohen Teilnahmequote. Die Mitarbeiter müssen überzeugt sein, dass ihre Meinungen ernst genommen werden und die Befragung tatsächlich zu positiven Veränderungen führen kann. Mangelndes Vertrauen in die Anonymität oder in die Wirksamkeit der Umfrage durch fehlende Folgemaßnahmen kann die Teilnahmebereitschaft erheblich senken. Oftmals spielen auch Erfahrungen mit vergangenen Befragungen eine entscheidende Rolle in der Teilnahmebereitschaft der Belegschaft.
Lösung:
Die rechtzeitige Ankündigung der Mitarbeiterbefragung, bestenfalls einige Monate vor Befragungsstart und der rege in den Kommunikationskanälen des Unternehmens bekundete Wille zur Durchführung der Mitarbeiterbefragung durch die Geschäftsleitung, Personalabteilung und Arbeitnehmervertretung sind wichtige Elemente für eine gute Beteiligungsquote.
Die Kontrolle der laufenden Beteiligung und ggf. mehrere Erinnerungen per E-Mail zählen zu unseren Standards im Angebot für eine Mitarbeiterbefragung.
Weitere Informationen zur Teilnahmebereitschaft und Beteiligungsquote erhalten Sie über unser Fachportal: www.mitarbeiterbefragungen.com
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Herausforderung einer Mitarbeiterbefragung
Datenschutz und Anonymität
Der Schutz sensibler Mitarbeiterdaten ist von höchster Bedeutung. Dies betrifft nicht nur die rechtliche Einhaltung der Datenschutzbestimmungen, sondern auch die Wahrung der Vertraulichkeit, um das Vertrauen der Mitarbeiter zu gewinnen und zu erhalten.
Intern durchgeführte Mitarbeiterbefragungen genießen oftmals kein Vertrauen innerhalb der Belegschaft, da die Anonymität nicht vollständig gewährleistet werden kann. Dadurch kann die Teilnahmequote in nicht mehr reliable und aussagekräftige Bereiche abrutschen, weshalb von vornherein die Durchführung durch einen externen Dienstleister vorgezogen werden sollte.
Ohne Frage gelten jedoch auch bei einem externen Dienstleister im Sinne der Auftragsverarbeitung und des Datenschutzes strenge Vorgaben, um die Anonymität einer Mitarbeiterbefragung zu gewährleisten, sodass die Antworten der teilnehmenden Personen im Rahmen der Auswertung auch tatsächlich anonym bleiben.
Lösung:
Ein erfahrener, nachweisbar sicherer Umgang mit personenbezogenen Daten und vertraulichen Informationen ist sowohl durch Zertifikate (z.B. ISO/IEC 27001), als auch durch Referenzen bereits durchgeführter Projekte (und deren Prüfungen), als auch Kontrollen und gegenseitiges Vertrauen belastbar.
Wir legen großen Wert auf höchste Sicherheitsstandards und verfügen über externe Zertifizierungen, die die Qualität unserer Leistungen in Bezug auf Datenschutz und Datensicherheit bestätigen. Dadurch können wir unseren Kunden die Sicherheit bieten, mit einem Partner zusammenzuarbeiten, der den Schutz sensibler Daten mit größter Sorgfalt behandelt und dies auch nachweislich belegen kann.
Für die Cubia ist das Thema Datenschutz und Datensicherheit ein hohes Anliegen, weshalb wir diesem eine separate Webseite mit weiteren Informationen widmen: Mehr erfahren
Herausforderung einer Mitarbeiterbefragung
Berichtslegung und Ergebnisanalyse
Die gesammelten Daten müssen systematisch und korrekt ausgewertet werden, um verwertbare Erkenntnisse zu gewinnen. Dies erfordert neben einer guten Vorbereitung für die Datengrundlage und technischem Know-how, auch die Fähigkeit, die Ergebnisse richtig zu interpretieren und konkrete Handlungsempfehlungen abzuleiten. Die einfache Lesbarkeit und ein intuitives Verständnis für die Abbildung der Ergebnisse innerhalb der Berichte ist für die Führungskräfte daher essentiell. Die Führungskräfte der einzelnen Einheiten/Abteilungen sollten die Ergebnisse mit Ihrer Belegschaft in jedem Fall kommunizieren sollten.
Lösung:
Wir bieten eine professionelle Fragebogengestaltung in Zusammenarbeit mit unseren Kunden vor Beginn der Mitarbeiterbefragung an, um eine belastbare und wertvolle Datenbasis zu erhalten. Unsere Ergebnisberichte in der Auswertephase sind weder Zahlenfriedhöfe, noch bunte Dashboards oder Powerpoint-Folien ohne erkennbare Aussagekraft. Sie gelten für viele als die übersichtlichsten und besten am Markt. Viele zufriedene Kunden sind u.a. aufgrund der Berichtslegung und Expertise in der weiteren Analyse, z.B. im Rahmen von Managementreports und Ergebnispräsentationen durch unsere Wissenschaftspartner dauerhafte und zufriedene Stammkunden geworden.
Mit dem Fachwissen der eigenen Führungskräfte über die interne Lage vor Ort im Unternehmen, unserer Berichtslegung zu den Ergebnissen der Mitarbeiterbefragung und bei Bedarf weiterer Beratung und Schulung, z.B. im Rahmen von Workshops, gelingt es, den Mehrwert und die Erkenntnisse für weitere Handlungsfelder herauszuarbeiten.
Herausforderung einer Mitarbeiterbefragung
Folgemaßnahmenableitung und -umsetzung
Die Ableitung und Umsetzung von Maßnahmen ist ein zentraler Schritt nach einer Mitarbeiterbefragung, um die gewonnenen Erkenntnisse in konkrete Verbesserungen umzusetzen und die Mitarbeiterbefragung zu einem nachhaltigen Erfolg zu führen. Diese Phase stellt sicher, dass die identifizierten Handlungsfelder nicht nur theoretisch diskutiert, sondern auch praktisch adressiert werden. Ein häufiges Problem in dieser Phase ist, dass die Ergebnisse entweder nicht ausreichend und breitflächig diskutiert werden oder, dass zwar viele Ideen und Verbesserungsvorschläge erörtert werden, diese jedoch nicht systematisch priorisiert, geplant und umgesetzt werden. Ohne eine strukturierte Herangehensweise besteht das Risiko, dass die Ergebnisse der Mitarbeiterbefragung wirkungslos verpuffen und die Motivation der Mitarbeiter sinkt, sich an zukünftigen Befragungen zu beteiligen.
Eine einmalige Umsetzung von Verbesserungen reicht zudem oft nicht aus, um tief verwurzelte Probleme zu beheben oder kontinuierliche Verbesserungen zu erzielen. Nachhaltigkeit bedeutet, dass Veränderungen dauerhaft im Unternehmensalltag verankert und regelmäßig überprüft und angepasst werden, um ihre Wirksamkeit sicherzustellen.
Lösung:
Nach der Analyse der Befragungsergebnisse sollten die gewonnenen Erkenntnisse systematisch in konkrete Maßnahmen überführt werden. Dies beginnt mit der Identifikation der wichtigsten Handlungsfelder, die sowohl von den Mitarbeitern als besonders kritisch betrachtet werden als auch für die strategische Ausrichtung des Unternehmens von Bedeutung sind.
Eine Anleitung, wie Sie die Ergebnisse kommunizieren sollten, finden Sie auf unserem Fachportal unter dem folgenden link: www.mitarbeiterbefragungen.com
Weiterhin wird folgendes Vorgehen empfohlen:
- Priorisierung: Alle identifizierten Maßnahmen sollten nach ihrer Dringlichkeit und ihrem potenziellen Nutzen priorisiert werden. Dabei kann eine Matrix zur Bewertung von Aufwand und Nutzen hilfreich sein, um sicherzustellen, dass Ressourcen gezielt eingesetzt werden.
- Stakeholder-Einbindung: Es ist wichtig, dass die Maßnahmen in Zusammenarbeit mit den relevanten Stakeholdern, insbesondere den Führungskräften und den betroffenen Mitarbeitern, entwickelt werden. Dies fördert das Engagement und die Akzeptanz der Maßnahmen.
- Maßnahmen entwickeln: Für jede priorisierte Maßnahme sollten detaillierte Aktionspläne entwickelt werden, die klare Ziele, Verantwortlichkeiten und Zeitpläne definieren. Ein gut strukturierter Aktionsplan hilft dabei, die Umsetzung der Maßnahmen zu verfolgen und sicherzustellen, dass sie termingerecht und effektiv umgesetzt werden.
Als Erfolgskennzahl eignen sich Folgebefragungen, welche i.d.R. ca. 2-3 Jahre später stattfinden sollten. - Kommunikation: Eine transparente Kommunikation der geplanten Maßnahmen und des Fortschritts an alle Mitarbeiter ist entscheidend. Sie sollten wissen, dass ihre Rückmeldungen ernst genommen wurden und welche konkreten Schritte unternommen werden, um ihre Anliegen zu adressieren. Dies fördert das Vertrauen in den Prozess und motiviert die Mitarbeiter, sich weiterhin einzubringen.
- Ressourcenallokation: Die notwendigen Ressourcen, sowohl personell als auch finanziell, müssen bereitgestellt werden, um die geplanten Maßnahmen umzusetzen. Ohne die richtige Unterstützung können selbst die besten Pläne ins Stocken geraten oder versanden.
- Schulungen und Expertenrat:
Häufig erfordert die Umsetzung von Maßnahmen neue Fähigkeiten oder ein verändertes Verhalten bei den Mitarbeitern. Schulungen und Weiterbildungsmaßnahmen sollten daher ein integraler Bestandteil des Veränderungsprozesses sein, um sicherzustellen, dass alle verantwortlichen Angestellten die notwendigen Fähigkeiten und das Wissen haben, um die neuen Anforderungen zu erfüllen.
Wir bieten Ihnen umfassende Beratung und Unterstützung im Rahmen von Folgemaßnahmen-Workshops und Schulungen von Führungskräften an. Kontaktieren Sie uns für ein unverbindliches Angebot.
Zur gezielten Dokumentation und Kommunikation der Maßnahmen, als auch den abteilungsübergreifenden Austausch von „best-practices“ bieten sich Online-Tools an. Die Cubia kann hierfür das bei unseren Kunden beliebte Follow-Up Tool zur Verfügung stellen. Auch die nachgelagerte Nutzung bei bereits vorliegenden Befragungsergebnissen ist möglich. Kontaktieren Sie uns jetzt.
