Mitarbeiterbefragungen: Was eine Mitarbeiterumfrage leisten kann
Im MIT-Blog – Mittelstand | Industrie | Technologie wurde ein Artikel von Vorstand Matthias Diete veröffentlicht, in welchem er erläutert, unter welchen Voraussetzungen Mitarbeiterbefragungen ihren vollen Nutzen entfalten. Lesen Sie hier den Artikel in voller Länge:
Moderne Mitarbeiterbefragungen ermöglichen – richtig angepackt – nachhaltige Veränderungen und Verbesserungen in Unternehmen
Matthias Diete von der Konstanzer Cubia AG erklärt, unter welchen Voraussetzungen diese Erhebungen ihren Nutzen entfalten.
Engagierte, bindungsbereite Mitarbeiter, bessere Führung, funktionierende Prozesse, erfolgreiche Veränderungsprojekte – Unternehmen, die mit ihrem Personal in Form einer Mitarbeiterbefragung in den Dialog treten, profitieren auf vielfältige Weise. Denn das Feedback verdeutlicht nicht nur, wie zufrieden und leistungsbereit die befragten Mitarbeiter sind, sondern es zeigt auch, was Unternehmen ändern sollten, um etwa die Führung, Unternehmenskultur, Schnittstellen oder Prozesse zu optimieren. Mitarbeiterbefragungen sind somit weit mehr als ein Orientierungskompass für Geschäftsführung und Mitarbeiter.
Einen besonderen Mehrwert entwickeln Befragungen dann, wenn sie Managementstrategien flankieren beziehungsweise darin integriert sind und wenn die Ergebnisse zum Beispiel für Personal- und Organisationsentwicklungsprozesse genutzt werden. Wird die Mitarbeiterbefragung nach einer bestimmten Zeit wiederholt, lässt sich evaluieren, inwieweit Strategien, Projekte und Folgemaßnahmen tatsächlich erfolgreich sind.
Erhebung gut vorbereiten
Hat sich ein Unternehmen entschieden, eine Mitarbeiterbefragung durchzuführen, sollte die Geschäftsleitung die Ziele der Befragung festlegen und ein Projektteam bestimmen, das mit der Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung betraut wird. Wichtig ist es, auch die Mitarbeitervertretung frühzeitig einzubeziehen. In der Regel wird diese konstruktiv und positiv an der Mitarbeiterbefragung mitwirken, denn auch die Mitarbeitervertreter sind an Fakten interessiert, welche die Interessen der Belegschaft besser sichtbar machen als eine vermutete Stimmungslage.
Das Projektteam legt fest, wann die Befragung durchgeführt wird und mit welchen Medien befragt wird (Papier und/oder Online). Ferner ist die Befragungs- und Auswertungstiefe zu definieren und festzulegen, wer später über die (Teil-)Ergebnisse informiert werden soll und wie die Erkenntnisse für die Organisations- und Personalentwicklung genutzt werden.
Die Mehrzahl der Unternehmen, die eine Mitarbeiterbefragung planen, beziehen externe Berater mit ein. Dies hat mehrere Gründe. Die externen Spezialisten haben nicht nur entsprechende Erfahrung in der Prozessplanung, Fragebogenentwicklung, Durchführung und Auswertung. Sie verfügen auch über Instrumente, die das Datenhandling erleichtern und die Datensicherheit garantieren. Zudem wissen sie aus vergleichbaren Projekten, wie sich aus den Ergebnissen Verbesserungsmaßnahmen ableiten, umsetzen und im weiteren Prozess steuern und dokumentieren lassen. Um die gesetzten Ziele und einen nachhaltigen Nutzen der Mitarbeiterbefragung zu erreichen ist bei der Auswahl des externen Dienstleisters auf fachliche und methodische Kompetenz zu achten.
Ziele kommunizieren
Bereits im Vorfeld einer Befragung ist der Informations- und Kommunikationsbedarf hoch. Je früher damit begonnen wird, eine Mitarbeiterbefragung über die verfügbaren unternehmensinternen Kommunikationskanäle glaubwürdig zu bewerben, desto besser. Mitarbeiter könnten sonst befürchten, dass es sich um eine Alibibefragung handelt und dass die Geschäftsführung die Ergebnisse nicht ernst nimmt bzw. Folgemaßnahmen ausbleiben. Ebenfalls sind möglicherweise vorhandene Bedenken hinsichtlich Anonymität und Datenschutz auszuräumen.
Im Rahmen der Kommunikationsmaßnahmen ist transparent zu machen, welche Ziele die Befragung verfolgt und wer welche Auswertungen erhält. Außerdem ist zu vermitteln, dass die Mitarbeiterbefragung zu Verbesserungen führen soll, von denen Unternehmen, Führungskräfte und Mitarbeiter profitieren (s. Checkliste). So sollten die Führungskräfte erkennen, dass ihr eigenes Führungsgeschäft fortan leichter wird. Gelingt es auf diese Weise, bei Führungskräften wie Mitarbeitern ein Commitment herzustellen, werden hohe Teilnehmer- bzw. Rücklaufquoten erreicht. In der Regel liegt die Beteiligungsquote im gewerblichen Bereich bei über 60 Prozent, bei Angestellten und Führungskräften zwischen 70 und 90 Prozent.
Die Qualität des Erhebungsfragebogens ist ganz entscheidend für den Projekterfolg. Die Fragebogenentwicklung stellt daher einen zentralen Schritt im Gesamtprozess dar, an dem sich das Unternehmen aktiv beteiligen sollte. Ein professionell arbeitendes Beratungsunternehmen wird daher auch die Meinung von „einfachen“ Mitarbeitern, zum Beispiel aus der Produktion, mit in den Entwicklungsprozess einfließen lassen. Fragebögen „von der Stange“ vergeben hingegen oft die Chance, die entscheidenden strategischen Informationen zu erhalten.
Verbesserungspotenziale erfassen
Abhängig von den Zielen der Erhebung sollte der Fragebogen nicht nur auf die klassischen Untersuchungsthemen wie die Arbeitszufriedenheit eingehen, sondern explizit nach Verbesserungspotenzialen etwa bei Führung, Kommunikation, Unternehmenskultur, Prozessen, Projekten etc. fragen. Schon aus Gründen der Glaubwürdigkeit sollte der Fragebogen auch Themen ansprechen, die brisant sein können. Was häufig nicht bedacht wird: Über die Fragen können zudem Botschaften kommuniziert werden, die für das Unternehmen relevant sind. So können zum Beispiel die Ergebnisse größerer Restrukturierungen erfragt werden, oder es wird mithilfe entsprechender Fragen die Aufmerksamkeit der Mitarbeiter auf wichtige Themen wie Innovation und Veränderungsbereitschaft gelenkt.
Die Befragung selbst erfolgt in der Regel online und kann durch eine klassische Papierbefragung ergänzt oder, in seltenen Fällen, ersetzt werden. Den berechtigten und erheblichen Anforderungen bezüglich Datenschutz, Datensicherheit und gesetzlichen Vorschriften muss dabei Rechnung getragen werden. Sind externe Berater beteiligt, sollten diese entsprechende Zertifizierungen vorweisen können. TAN-Verfahren ermöglichen zudem die Kontrolle darüber, dass nur der eingeladene Personenkreis an der jeweiligen Befragung teilnimmt und dass jeder Mitarbeiter nur einen Fragebogen ausfüllen kann. Die erfassten Daten werden zentral auf einem geschützten Server verwaltet, dessen Sicherheit idealerweise regelmäßig durch externe Fachinstitute überprüft wird.
Taten folgen lassen
Stehen die Ergebnisse fest, gilt es, die Daten aufzubereiten und zu interpretieren. Benchmarks können hilfreich sein, sofern die Fragestellung und die Rahmenbedingungen in anderen Unternehmen identisch waren. Die vollständigen Ergebnisse werden in einer Management-Summary zusammengefasst, die die Grundlage für anschließende Ergebnis-Workshops mit dem Projektteam und den Entscheidern im Unternehmen bilden. Im Interesse eines transparenten, fairen Prozesses sollte jeder Mitarbeiter Einsicht in die Gesamtergebnisse bekommen, etwa im Intranet oder durch Aushang. Die Führungskräfte erhalten sowohl ein individuelles Feedback als auch einen abteilungs- beziehungsweise bereichsbezogenen Bericht, der als Basis für die interne Diskussion dient.
Meist verdeutlichen die Befragungsergebnisse bzw. das Management Summary, was sich im Unternehmen verbessern lässt. Dazu ist ein Konzept zu erarbeiten, wie die identifizierten Schwachpunkte beseitigt werden können und welche Personal- und Organisationsentwicklungsmaßnahmen dazu erforderlich sind. Notwendige Schritte können auch themenspezifisch im Rahmen von Projektgruppen, denen Mitarbeitern unterschiedlicher Hierarchieebenen und gegebenenfalls verschiedener Standorte angehören sollten, diskutiert werden. Auftrag dieser Projektgruppen ist es, die Maßnahmen zu konkretisieren und umsetzungsreif zu machen.
Entscheidend für den Erfolg ist es, die Belegschaft über die Arbeit und Fortschritte der Projektgruppen zu informieren. Denn nur, wenn es nicht bei der Analyse bleibt, sondern Taten folgen, die von Geschäftsführung wie Mitarbeitern positiv bewertet werden, bleibt die Akzeptanz für künftige Mitarbeiterbefragungen bestehen. Zudem ist es die Aufgabe der Führungskräfte, die sie betreffenden Ergebnisse mit ihren Mitarbeitern zu diskutieren und Verbesserungsprozesse anzustoßen.
Die Initiierung kontinuierlicher Verbesserungen stärkt die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens. Zugleich erhöhen sie die Bindungsbereitschaft der Mitarbeiter, da diese erkennen, dass ihr Engagement wert geschätzt wird. Nicht zuletzt im Wettbewerb um qualifizierte Mitarbeiter ist es ein enormer Vorteil, wenn das Unternehmen als ernsthaft an den Belangen der Mitarbeiter interessiert wahrgenommen wird.
Checkliste: Die Pluspunkte von Mitarbeiterbefragungen
Für Unternehmen
- Zielgerichtete Unternehmensentwicklung
- Unterstützung und Umsetzung der Unternehmensstrategie
- Erhöhung des Mitarbeiter Commitments
- Steigerung der Mitarbeitermotivation
- Identifikation von Leistungstreibern
- Optimierung von kritischen Prozessen
Für die Führungskräfte
- Instrument zur strategischen Unternehmenssteuerung
- Verbesserung der Führungskultur
- Verbesserung der internen Kommunikation
- Selbstreflexion und Anregung zur Weiterentwicklung
Für die Mitarbeiter
- Der eigenen Meinung wird eine Stimme gegeben
- Aktiver Beitrag zur Unternehmensentwicklung
- Verbesserung der Arbeitssituation
Erfolgsfaktoren von Mitarbeiterbefragungen
- Die Ziele der Befragung müssen klar definiert sein.
- Vorab sind die vorhandenen Ressourcen zu klären.
- Die Geschäftsleitung / das Management müssen das Vorhaben aktiv und vorbehaltlos unterstützen.
- Alle Beteiligten müssen von Beginn an über die Prozessschritte der Mitarbeiterbefragung informiert sein.
- Vorschriften zum Datenschutz- und sicherheit sind einzuhalten.
- Zusagen wie etwa zur Anonymität sind unbedingt einzuhalten.
- Ein organisationsspezifischer Fragebogen sollte erarbeitet werden.
- Es muss definiert sein, wer Einsicht in welche Berichte erhält.
- Das untere wie das mittlere Management sind in das Befragungsvorhaben und später in den Follow-up-Prozess einzubinden.
- Es bedarf eines systematischen Prozesscontrollings.
Autor: Matthias Diete ist Gründer und Vorstand der Cubia AG. Die Cubia AG bietet Unternehmen professionelle Lösungen für ihre Personal- und Organisationsentwicklung. Dazu zählen insbesondere die Planung, Durchführung und Auswertung von Mitarbeiterbefragungen und Feedbackverfahren sowie die Unterstützung bei der Implementierung und Realisierung von Veränderungsprojekten.
