Auswertung einer Mitarbeiterbefragung
Unsere Leistungen in der Auswertungsphase
Von der Datenanalyse bis hin zur verständlichen Aufbereitung der Ergebnisse: Wir unterstützen Sie bei der Auswertung Ihrer Mitarbeiterbefragung. So erhalten Sie einen klaren Überblick über die Kernthemen und können fundierte Entscheidungen für die Zukunft treffen.
Eingabe, Kontrolle und Management der erhobenen Daten
Der Zugang zur Mitarbeiterbefragung wird nach Ende des Befragungszeitraums geschlossen. Lediglich vom Auftraggeber angekündigte zugesandte Papierfragebögen (falls vorhanden) werden noch berücksichtigt.
Die Online eingehenden oder (in seltenen Fällen) erfassten/gescannten Antworten aus Papierfragebögen werden verarbeitet, geprüft, gesichert und unterliegen einem laufenden Qualitätsmanagement.
Allgemeine Information zum Gesamtergebnis für die Belegschaft
Wir empfehlen, nach der Befragung relativ kurzfristig eine allgemeine Rückmeldung/ Kommunikation an die Belegschaft. Ein ausgesprochener Dank für die (hoffentlich) rege Teilnahme, erste positive Eindrücke aus dem Gesamtergebnis, etc. können hier sinnvoll und hilfreich sein. Unser Cubia Projektleiter unterstützt Sie gerne mit entsprechenden projektspezifischen Empfehlungen.
Weitere Informationen erhalten Sie über unser Fachportal:
www.mitarbeiterbefragungen.comÖffnet im neuen Tab
Mitarbeiterbefragung Ergebnisberichte
Berichte für alle Organisationseinheiten und -bereiche
Wir erstellen auf Basis der eingegangenen Antworten zur Mitarbeiterbefragung Berichte (auch „Standardberichte“ genannt) für einzelne Befragungseinheiten (z.B. Abteilungen) als auch zusammengefasste Organisationsbereiche (z.B. die gesamte Organisation). Der Aufbau und das Design der Berichtslegung folgen dem bewährten Cubia Standard.
Als Auswertegrenze schlagen wir mindestens 5 Personen vor, d.h. es müssen für die Erstellung eines Ergebnisberichts (z.B. einer Abteilung) mindestens 5 Personen teilgenommen haben. Andernfalls wird kein Bericht erstellt. Ergebnisse für Fragen, welche weniger als 5 Antworten haben, werden nicht dargestellt. Die entsprechende Zeile im Bericht wäre in einem solchen Fall leer. Auf diese Weise können im Rahmen der Auswertung und Berichtslegung einer Mitarbeiterbefragung keine Rückschlüsse auf einzelne Personen gezogen werden.
Die von Cubia empfohlenen Standardberichte dienen der Rückmeldung der Ergebnisse an die jeweils verantwortlichen Führungskräfte. Sie leisten eine kompakte, leicht verständliche aber dennoch detaillierte Darstellung der Ergebnisse und dienen als handlungsanleitende Arbeitsgrundlage für alle Führungsebenen.
Die Berichte können im Einzelnen und nach Absprache mit dem Kunden folgende Daten beinhalten:
- Befragungsdatenübersicht mit Teilnahmequote(n)
- die gestellten Fragen
- die Anzahl der Antworten je Frage
- die Verteilung der Antworten auf der angebotenen Skala (Häufigkeitsverteilung)
- das arithmetische Mittel (Durchschnitt aus den gegebenen Antworten)
- Indizes (sofern gewünscht/vorgesehen)
- Vergleich zur nächsthöheren organisatorischen Einheit mit grafischer Indikation statistisch bedeutsamer Unterschiede (interner Benchmark*)
- Vergleich zum Gesamtergebnis der Organisation (interner Benchmark*)
- Bei Folgebefragungen: Zeitvergleich**
Werte und Zahlen werden numerisch als auch in grafischer Form dargestellt, so dass die leichte Lesbarkeit und Übersichtlichkeit gewährleistet ist.
* Interne Benchmarks
In die Cubia Standardberichte ist in der Regel ein interner Benchmark integriert („Aufwärtsvergleiche“).
** Vergleiche zu einer Vorbefragung
Die Ergebnisse der vorangegangenen Befragung werden in die Standardberichte aufgenommen, so dass Veränderungen direkt erkennbar sind. Sofern die Vorbefragung nicht durch Cubia durchgeführt wurde können die früheren Ergebnisse durch Cubia importiert und somit vergleichbar gemacht werden.
Kennzeichnung relevanter Aspekte in den Berichten
Cubia kann mittels statistischer Analyse der Antworten aus der durchgeführten Mitarbeiterbefragung kundenspezifisch diejenigen Aussagen mit dem größten Einfluss auf bestimmte Zielgrößen wie z. B. Zufriedenheit, Verbundenheit oder Leistung ermitteln.
Durch eine entsprechende grafische Kennzeichnung dieser Fragen in den Berichten wird die Aufmerksamkeit der Führungskräfte auf diese Aspekte gelenkt und es kann die „Hebelwirkung“ dieser Aspekte beim Festlegen von Maßnahmen berücksichtigt werden.
Haben Sie Interesse an unseren Ergebnisberichten?
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Sonderberichte
Quervergleiche
In der Berichtsform Mittelwertvergleichsbericht werden die Ergebnisse verschiedener frei definierbarer Mitarbeitergruppen vergleichend dargestellt. Ein Quervergleich der ausgewählten Mitarbeitergruppen findet mit dem Gesamtergebnis der Mitarbeiterbefragung statt.
Diese Berichtsform zur Auswertung einer Mitarbeiterbefragung eignet sich z.B. für die Darstellung von Unterschieden bei den soziodemografischen Daten (Altersstruktur/Betriebszugehörigkeit etc.) oder auch dem Vergleich verschiedener Organisationsbereiche und Standorte.
Heat Map
In einer speziellen, grafisch dargestellten Analyse werden alle Ergebnisse der gesamten Organisation „auf einen Blick“ dargestellt.
Ein frei einstellbarer Grenzwert (Schieberegler) ermöglicht die visuelle Farbhervorhebung und somit eine einfache und schnelle Identifizierung, welche Teile der Organisation besonders positive oder negative Ergebnisse im Rahmen der Mitarbeiterbefragung aufweisen.
Managementbericht
Beim Managementbericht handelt es sich um eine Expertenanalyse zum Gesamtergebnis der Mitarbeiterbefragung inkl. Handlungsempfehlungen und Präsentation durch einen unserer Wissenschaftspartner.
Im Managementbericht werden verschiedene Analysemethoden eingesetzt, um umfassende Einblicke zu gewinnen. Berechnete Korrelationen verdeutlichen beispielsweise Zusammenhänge zwischen einzelnen Fragen, wie etwa den Einfluss bestimmter Beobachtungen auf das Erleben von Belastungen und Beanspruchungen.
Varianzanalysen werden genutzt, um vergleichend den Einfluss unterschiedlicher Arbeitsbereiche auf die Wahrnehmung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu erkennen.
Regressionsanalysen (Treiberanalysen) identifizieren, welche Wahrnehmungen besonders stark mit der affektiven Bindung verknüpft sind. Hiermit können wir die Gewichtung von einzelnen Fragekomplexen und Fragen in der Befragung klar herausstellen.
Zusätzlich werden Mehrebenenanalysen genutzt, um Befragungsdaten mit externen Kennzahlen wie Krankheit oder Fluktuation zu verknüpfen, indem aggregierte und individuelle Daten in Beziehung gesetzt werden.
Weitere Informationen zum Managementbericht sind im Abschnitt Folgemaßnahmen aufgeführt.
Manuelle Analyse
Auswertungen von Textantworten
Freitextantworten einer Mitarbeiterbefragung werden durch uns i.d.R. ausschließlich auf Gesamtorganisationsebene zur Verfügung gestellt. Ausnahmen bilden Unternehmen mit internationalen bzw. zahlreichen unterschiedlichen Standorten oder Tochtergesellschaften.
Bei der Analyse und Kategorisierung von Freitextantworten mit bis zu ca. 1.000 Antworten empfehlen wir eine manuelle Analyse durch darin erfahrene Cubia Mitarbeiter.
Auf Nachfrage kann diese gerne als optionale Leistung in ein unverbindliches Angebot mit aufgenommen werden. Der Großteil unserer Kunden führt organisationsintern eigene Analysen und Auswertungen durch.
Bei größeren Antwortmengen ist eine manuelle Analyse nicht möglich bzw. im zeitlichen und finanziellen Aufwand nicht darstellbar.
KI-gestützte Textanalyse
Die Cubia AG kann die Freitextantworten einer Mitarbeiterbefragung automatisiert mittels eines KI-gestützten Verfahrens kategorisieren und zusammenfassen. Eine hundertprozentige Treffergenauigkeit wird jedoch nicht garantiert und wäre auch bei erfahrener manueller Analyse aufgrund der subjektiven Wahrnehmungen von Menschen nicht gegeben.
Die von Cubia eingesetzte Software zur Analyse von Textantworten weist folgende Qualitätsmerkmale auf:
- Lokal (keine Cloud-Lösung oder ChatGPT, Daten bleiben geschützt und vertraulich)
- KI-gestützte Anonymisierung (z.B. Ersetzen von Namen durch Platzhalter) vor Beginn der Analysen
- Erfahrungsgemäß gute Ergebnisse nach projektspezifischem Modelltraining des Systems
- Auch Fremdsprachen möglich
- Zusammenfassungen können bei verschiedenen Fragetypen zusätzlich die Anzahl positiver, neutraler und negativer Antworten ausgeben
- Auf Wunsch ist nach Angebot eine Einbindung von Zusammenfassungen der Textantworten für aggregierte Berichte (z.B. Gesamtbericht) möglich
Berichtsübergabe
Sensible Dokumente wie z.B. Ergebnisberichte müssen den Empfängern nach Abschluss der Mitarbeiterbefragung datensicher zugestellt werden. Der Versand über E-Mail ist dafür weniger geeignet, da er ohne ein aufwändiges Ende-zu-Ende-Verschlüsselungsverfahren nicht vor unbefugtem Abgriff (z.B. aufgrund von Vertretungsregeln, E-Mailverteilern o.ä.) im Unternehmensnetzwerk geschützt ist.
Das Cubia Tresor-Verfahren garantiert einen sicheren und vertraulichen Transfer von Ergebnisberichten und anderen sensiblen Dokumenten. Ein entsprechendes Whitepaper wird in der Vorbereitung zur Befragung von Cubia bereit gestellt.
Vorteile
Die Vorteile des Verfahrens gegenüber einem (passwortgeschützten) Dokumentenversand via E-Mail sind folgende:
- Der Empfänger entscheidet, wann er die Dokumente haben möchte
- Die Überstellung wird revisionssicher dokumentiert
- Die technische Datensicherheit ist deutlich größer als bei einem „Standard-Mailversand“
- Die Überstellung kann „in Ruhe“ geplant und vorab konfiguriert werden.
Die Projektleitung des Auftraggebers liefert im Vorfeld der Berichtsübergabe die zugangsberechtigten Empfängeradressen je Ergebnisbericht, damit Cubia diese im Vorfeld freigeben kann.
Eine weitere Möglichkeit zur Berichtsdistribution ist, dass die Personalabteilung sämtliche Ergebnisberichte zur Mitarbeiterbefragung erhält und diese intern eigenständig weiterleitet.
