Durchführung einer Mitarbeiterbefragung
Unsere Leistungen in der Durchführungsphase
Damit Ihre Mitarbeiterbefragung aussagekräftige Ergebnisse liefert, sorgen wir für eine effiziente Organisation – von der gezielten Kommunikation über Erinnerungen bis hin zum Monitoring der Rückläufe. Mit unserem umfassenden Support begleiten wir Sie durch den gesamten Prozess.

Mögliche Einladungsverfahren
E-Mail Einladung
Wie kommunizieren Sie mit Ihren Angestellten und wie sind diese am schnellsten erreichbar? Es gibt verschiedene Einladungsmöglichkeit im Rahmen einer Mitarbeiterbefragung.
Soweit möglich sollten die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter per E-Mail eingeladen werden.
Vorteile der Einladungen per E-Mail:
- Elektronische Einladungen sind ressourcen- und umweltschonend.
- Es können auch Mitarbeiter im Home-Office problemlos eingeladen werden.
- Vereinbarungen zur operativen Umsetzung (z.B. Löschen der Beziehung Mailadresse/Zugangscode nach Befragungsende) bei der Cubia AG gewährleisten, dass auch aus technischer Sicht die Anonymität gewahrt bleibt.
- Es können – im Gegensatz zu schriftlichen Einladungen – Erinnerungen versandt werden, um bei nicht ausreichend hoher Beteiligungsquote die Belegschaft erneut für die Teilnahme zu mobilisieren.
Sollten unzustellbare E-Mail-Adressen im Rahmen der Einladung zur Mitarbeiterbefragung auftreten, sammelt Cubia diese und stellt Sie dem Kunden zur Prüfung und Korrektur zur Verfügung.
Schriftliche Einladungen
Muss ein Teil der Mitarbeiter schriftlich zur Mitarbeiterbefragung eingeladen werden, so werden hierfür Einladungsbriefe gedruckt, die jeweils einen Berechtigungscode („TAN“) enthalten.
Die TAN dient der Legitimation bei der Online-Teilnahme und muss auch bei der Nutzung eines Papierfragebogens (sofern benötigt/eingesetzt) auf diesem eingetragen werden.
Diese Einladungsschreiben werden von der Cubia in den Druck gegeben, konfektioniert, verpackt, zum Versand über einen Kurier und an den Kunden zur internen Distribution übergeben. Im Sichtfenster des Einladungsumschlages steht jeweils lediglich die Organisationseinheit (nicht der Name des Mitarbeiters, dieser wird nicht benötigt) und bei Bedarf die Führungskraft. Schriftliche Einladungsbriefe können innerhalb einer Organisationseinheit verlost oder beliebig getauscht werden.
Sehr häufig werden auch die schriftlich eingeladenen Mitarbeiter um Online-Teilnahme gebeten. Hierfür wird der Link zum Online-Fragebogen direkt und auf Wunsch auch als QR-Code aufgedruckt. Die Teilnahme geschieht auf privaten digitalen Endgeräten (z.B. Mobiltelefon) oder vom Kunden während der Befragung bereit gestellten Terminals und Arbeitsplatzrechnern.

Durchführung der Befragung
Online-Befragung
Die Cubia AG verwendet als Online Plattform zur Durchführung von Mitarbeiterbefragungen eine in Eigenarbeit dafür entwickelte Software. Über diese Plattform werden die Organisationsstrukturen abgebildet, der Online Fragebogen vorbereitet und die Befragung technisch durchgeführt.
Beim Design des Fragebogens empfiehlt sich eine Anlehnung an das Corporate Design des Kunden, ohne dieses jedoch zu kopieren – es soll bei den Mitarbeitern nicht der Eindruck einer „kundeninternen“ Online-Anwendung entstehen.
Die Benutzung des Online-Fragebogens ist selbsterklärend und erfolgt auf intuitive und einfache Weise.
Der Online Fragebogen bietet folgende Funktionen:
- Sprachauswahl (sofern mehrsprachige Befragung)
- Login mittels TAN (Sperrung bei mehrfachem Fehlversuch)
- Begrüßungstext und Erläuterungen
- Vorwärts- und Rückwärtsbuttons
- Abbruchoption (mit Wiederaufnahmemöglichkeit)
- Sprung zum Anfang des Fragebogen
- Absenden (am Ende des Fragebogens)
- Nutzbar und darstellbar auf allen Geräteklassen (Responsivität)
- Der Datentransfer erfolgt selbstverständlich technisch sicher verschlüsselt
- Während der Befragung steht der telefonische Support der Cubia AG zur Verfügung.
Papierfragebogen
Die früher üblichen Papierfragebögen werden mittlerweile nur noch selten eingesetzt oder benötigt.
In der Angebotserstellung und Vorbereitung der Mitarbeiterbefragung wird festgelegt, ob und in welchem Ausmaß ein Papierfragebogen zum Einsatz kommen soll. Auch im Falle des Angebotes einer schriftlichen Befragung kann jedoch jeder Angestellte frei entscheiden, ob er/sie Online (z.B. über privaten Internet Zugang) oder mittels Papierfragebogen teilnehmen möchte. Cubia hat jahrzehntelange Erfahrung mit der Erstellung, Gestaltung und Erfassung von Papierfragebögen für Mitarbeiterbefragungen. Uns ist bewusst, dass nicht jeder Arbeitgeber die Möglichkeit hat, einen Online-Zugang zu gewährleisten, weshalb wir auch die Option von Papierfragebögen anbieten. Hierbei sind zusätzliche logistische Maßnahmen notwendig, sowohl auf Seiten der Cubia (Erstellung, Versand, Empfang und Erfassung), als auch auf Auftraggeberseite (Empfang, Distribution, zentrale Sammelstellen (z.B. Urnen), Rückversand).
Kosten- und Effizienzvorteile ergeben sich ausschließlich in Online-Befragungen.
Expertenrat für Ihre Befragung
Jetzt unverbindlich beraten lassen und mit der Durchführung Ihrer Mitarbeiterbefragung starten!

Monitoring und Support
Rücklaufmonitoring & Reminder Management
Die Projektleitung unserer Kunden kann über unser Webportal die Teilnahme an der Befragung – auch differenziert nach Organisationsbereichen – jederzeit in Echtzeit abfragen.
Während der Befragung kann bedarfsweise einmalig oder mehrmalig per E-Mail eine Erinnerung zur Teilnahme durch die Cubia versandt werden. Die Erinnerungen sollten bei langen Befragungszeiträumen von (mehr als) 4 Wochen einmal zum letzten Drittel und allgemein vor/zu Beginn der letzten Befragungswoche erfolgen.
Erinnerungen haben immer einen erfolgreichen Effekt und sollten auch durch den Auftraggeber unternehmensintern erfolgen. Erinnerungen erfolgen immer an alle Beteiligten, d.h. es wird nicht geprüft, wer bereits teilgenommen hat und wer nicht.
Die Texte für die Erinnerung werden in gemeinsamer Abstimmung mit unseren Kunden erstellt und gleichen bis auf wenige Sätze dem Einladungsschreiben.
Support & Telefon-Hotline
Während unserer Geschäftszeiten steht der Support der Cubia AG (telefonisch oder per E-Mail) allen Teilnehmern unserer Kunden zur Verfügung.