Vorbereitung, Konzeption und Planung einer Mitarbeiterbefragung
Unsere Leistungen in der Vorbereitungsphase
Klare Ziele, ausreichend Ressourcen und ein absehbarer Zeitrahmen zur Erledigung der notwendigen Aufgaben. Die Vorbereitung einer Mitarbeiterbefragung mit unserer fachkräftigen Unterstützung wird auch Ihr Projekt zu einem Erfolg führen.
Projektleitung und Prozesssteuerung
Ein Senior Projektmanager leitet das Projekt auf Seiten der Cubia AG und steht unserem Kunden für alle Fragen während des gesamten Projektes als Ansprechpartner zur Verfügung. Der Projektmanager erarbeitet in Absprache mit dem Kunden einen Projektplan, der zeitliche Vorgaben und Deadlines beinhaltet.
Im Verlauf des Projektes ist es u.a. die Aufgabe des Cubia Projektmanagers, die Einhaltung des Projektplans zu koordinieren und zu überwachen. Der Projektmanager steuert und berät den Kunden bei allen Projektschritten, in denen die Mithilfe des Kunden erforderlich ist.
Wissenschaftlicher Anspruch
Die wissenschaftliche Qualität unserer Arbeit ist uns ein großes Anliegen. Mehrere Cubia Wissenschaftspartner arbeiten eng und praxisorientiert in unseren Projekten mit. Sie stellen ihre Expertise z.B. bei der Ausarbeitung von strategischen Konzepten, methodischen Überlegungen und der Entwicklung von Fragebögen bereit.
Managementberichte und vertiefte statistische Analysen gehören ebenso ins Portfolio, wie Workshops, Präsentationen und Beratung von Geschäftsführungs- bis Abteilungsebene.
Für unsere Kunden sind sie wichtige und wertevolle Ansprechpartner.
Fragebogenentwicklung
Der Fragebogen zur Mitarbeiterbefragung ist ein entscheidendes Erfolgs- und Qualitätskriterium. Fragebögen „von der Stange“ bieten nicht die erforderliche Qualität und Passgenauigkeit im Hinblick auf die individuelle Situation und Bedürfnisse der Organisation.
Cubia Ansatz
Wir arbeiten nicht mit einem festen Fragebogen, sondern mit einem Gesamtmodell der Einflussfaktoren, aus dem wir jeweils kundenspezifisch einen für den Informationsbedarf des Kunden für seine Situation optimierten Fragebogen entwickeln.
Aus der arbeits- und organisationspsychologischen Forschung lässt sich ein gutes Gesamtbild ableiten, welche Faktoren innerhalb einer Organisation die persönliche Zufriedenheit der Belegschaft maßgeblich beeinflussen und welche Faktoren darauf aufbauend Leistungs- und Kulturparameter einer Organisation wie zum Beispiel Qualitäts- und Kundenorientierung aber auch die Zufriedenheit beeinflussen.
Zu diesen Faktoren gehören zentral das Motivationspotenzial der Aufgabe, ein prozedural gerechtes Belohnungssystem, individuelle Lernchancen, Teamklima, effiziente Prozesse, wertschätzendes und entwickelndes Führungsverhalten, ein richtunggebendes Top-Management-Team sowie eine insgesamt wertschätzende, lernförderliche Kultur und die Abwesenheit extrem starker Belastungsfaktoren. Neben Rahmenbedingungen der Organisation wie Qualität der Arbeitsbedingungen oder Information und Kommunikation setzt sich aus diesen Faktoren unser grundlegendes Modell zusammen.
Cubia Fragen-Pool
Wir orientieren uns im Rahmen der Fragenbogenentwicklung an diesem Modell und berücksichtigen die spezifischen Bedingungen und Anforderungen des Kunden.
Im Laufe der Jahre entstand so ein Pool von ca. 400 bewährten Fragen, aus denen bei einer Fragebogenneuentwicklung jeweils ein kundenspezifisch optimierter Fragebogen zusammengesetzt wird. Neue Fragen werden bei Bedarf ausgearbeitet.
Schritte zum optimalen Fragebogen für unseren Kunden
Im Rahmen der Vorbereitung und Planung der Mitarbeiterbefragung erarbeitet der Cubia Experte in enger Abstimmung mit dem Kunden einen geeigneten Fragebogen und Skalierung zur Messung der Mitarbeiterzufriedenheit.
Grundlage dafür sind Vorgaben aus persönlichen Gesprächen mit Verantwortlichen des Kunden. Optional kann ein Cubia MAB Pre-Survey durchgeführt werden.
Cubia MAB Pre-Survey
Eine möglichst gute Kenntnis des Informationsbedarfs und der Erwartungen der Geschäftsführung an die Mitarbeiterbefragung ist für den Projekterfolg unabdingbar.
Mittels eines sehr kurzen und attraktiven Online-Fragebogens werden die Erwartungen der Geschäftsführung und optional anderer wichtiger Personen im Unternehmen an die Mitarbeiterbefragung befragt und konkretisiert. Die Ergebnisse fließen direkt in die Ausarbeitung des Fragebogens ein.
Vorteile für die Projektleitung des Kunden
Der Cubia MAB Pre-Survey ist attraktiv und effizient in der Durchführung, der Zeitaufwand beträgt wenige Minuten.
Die Geschäftsleitung und optional andere wichtige Personen/Funktionen werden in den Prozess der Mitarbeiterbefragung und die Fragebogenentwicklung involviert.
Auf die Wünsche dieses Personenkreises kann bei der Fragebogenerarbeitung somit Rücksicht genommen werden.
Das interne „Standing“ der Mitarbeiterbefragung wird gesteigert.
Profitieren Sie von wissenschaftlich fundierter Expertise
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Internes Marketing, Kommunikationskonzepte
Im Rahmen der Vorbereitung und Planung einer Mitarbeiterbefragung unterstützen wir unsere Kunden bei der internen Kommunikation und Bewerbung der Befragung durch Vorschläge zum zeitlichen Ablauf und Mustertexte / -kommunikationsmittel. Die im Verlauf vieler Jahre angesammelten Konzepte und Ideen geben wir gerne an unseren Kunden weiter, um eine optimale kommunikative Begleitung der Mitarbeiterbefragung zu unterstützen und gewährleisten.
Betriebsrat
Einbindung der Arbeitnehmervertretung
Die Einbindung vorhandener Arbeitnehmervertreter ist essentiell für die Akzeptanz und spätere Beteiligung der Mitarbeitenden. Nur mit Unterstützung des Betriebsrats oder anderer Gremien kann eine hohe Teilnahmequote erreicht werden.
Cubia steht auch diesen Gremien des Kunden jederzeit zur Verfügung und plädiert für einen völlig transparenten, offenen Umgang miteinander. Auch wird eine Arbeitnehmervertretung großes Augenmerk auf die Wahrung der Anonymität der Befragten legen – hierzu steht Cubia Rede und Antwort und erreichte bisher in allen Fällen die vorbehaltslose Zustimmung der Arbeitnehmervertretungen zu den geplanten Befragungsabläufen.
Weitere Informationen zur Einbindung der Arbeitnehmervertretung finden Sie auf unserem Fachportal: www.mitarbeiterbefragungen.comÖffnet im neuen Tab
IT-Abklärung
Schnittstellenmanagement zu internen Experten
Unabdingbar ist die Einbindung der Kunden IT, nur mit Ihrer Hilfe kann sichergestellt werden, dass beispielsweise E-Mail Einladungen einer Mitarbeiterbefragung nicht als Spam gefiltert werden und dass die von Cubia gehostete Befragung aus dem jeweiligen Firmennetz reibungslos erreicht wird.
Cubia stellt für diesen Zweck detaillierte technische Beschreibungen (white paper) zur Verfügung, darüber hinaus stehen unsere IT-Experten für einen fachlichen Austausch bereit.
Auftragsverarbeitungsvertrag
Klärung von Datenschutzaspekten
Im Rahmen einer Mitarbeiterbefragung werden personenbezogene Daten verarbeitet. Hierfür sollte nach Beauftragung und vor dem Austausch weiterer Projektinformationen ein Vertrag zur Auftragsdatenverarbeitung nach Art. 28 Abs. 3 DSGVO abgeschlossen werden. Die frühzeitige Einbindung des/der Datenschutzbeauftragten des Kunden ist daher in jedem Fall zu empfehlen.
Der Cubia Datenschutzbeauftragte stellt hier auf Fachebene alle benötigten Informationen und ein Vertragsmuster bereit. Er sorgt im Austausch mit dem Datenschutzbeauftragten des Auftraggebers für eine rechtskonforme Ausgestaltung der Befragung.
Mehrsprachige Befragungen
Cubia kann Befragungen in allen Sprachen bereitstellen. Unsere Datenbank umfasst bereits Übersetzungen in über 50 Sprachen.
Der (neu entwickelte) Fragebogen und die parallel abgestimmten Begleittexte (z.B. Einladungs-E-Mail) werden durch ein von Cubia beauftragtes professionelles Übersetzungsbüro übersetzt.
Zur Qualitätssicherung kann anschließend gerne eine Prüf-/Optimierungsschleife durch Muttersprachler des Auftraggebers in den jeweiligen Ländern/Regionen erfolgen. Cubia verfügt hierfür über ein geeignetes Online-Tool oder stellt Test-E-Maileinladungen und Test-Zugangscodes für den Online-Fragebogen bereit.
Das Cubia Translation Check Tool ermöglicht eine finale Freigabe der Texte durch den lokalen Prüfer. Erfolgt diese, sind die Übersetzungen für weitere (versehentliche) Änderungen technisch gesperrt.
Organisationsstrukturen einer Mitarbeiterbefragung
Abbildung der Organisations- / Auswertungsstruktur
Folgender Prozess hat sich zur Übergabe der benötigten Daten bewährt:
Der Auftraggeber exportiert die Daten (insbesondere die Organisationsstruktur sowie benötigte Mitarbeiterdaten) aus einem vorhandenen Verwaltungssystem (SAP o.ä.) in maschinenlesbarem Format (Excel, o.ä.) und übergibt diese an Cubia. Cubia kann alle gängigen maschinenlesbaren Formate verarbeiten und passt dafür bei Bedarf vorhandene Schnittstellen an. Anschließend meldet Cubia die importierten Strukturen zurück.
Weiterhin kann Cubia ein Excel-Template und Erläuterung zur Abbildung der Organisationsstrukturen bereitstellen, welche vom Auftraggeber (Kunden) ausgefüllt werden. In beiden Fällen ist zu beachten, dass die Führungskraft einer Einheit nicht Teil dieser ist, sondern Teil der Einheit ihres/seines Vorgesetzten. Andernfalls findet eine Eigenbewertung bei Fragen zur direkten Führungskraft statt, welche das Ergebnis verfälscht.
Auf Basis der bereitgestellten Organisationsstrukturen lassen sich Gruppen (aggregierte Bereiche aus mehreren Einheiten) bilden, welche später als Ergebnisbericht erstellt werden können. Sowohl für Einheiten-, als auch Gruppenberichte gilt eine gemeinsam abgestimmte Auswertegrenze von i.d.R. min. fünf eingegangen Antworten. Wird diese Auswertegrenze nicht erfüllt, darf kein Bericht erstellt werden, womit die Antworten erst in der nächst höheren Aggregationsebene berücksichtigt werden.
Fand eine Vorbefragung statt, können – je nachdem wie stark sich die Strukturen verändert haben bzw. gleichgeblieben sind – ebenfalls Zeitvergleiche zwischen Einheiten und Gruppen festgelegt werden.
